Las etiquetas RFID para bibliotecas son etiquetas RFID finas que se utilizan para identificar y gestionar libros, revistas y otros materiales bibliotecarios. Ayudan a las bibliotecas a ir más allá de los flujos de trabajo basados únicamente en códigos de barras, ya que agilizan y facilitan la gestión de los procesos de préstamo, devolución, inventario, clasificación y detección de robos.
Cómo funcionan las etiquetas RFID en un sistema bibliotecario
Un sistema bibliotecario RFID funciona mediante la comunicación entre la etiqueta, el lector y el software de la biblioteca.
El lector genera un campo de radiofrecuencia. Cuando una etiqueta RFID de biblioteca Cuando se entra en ese campo, la antena de la etiqueta recibe energía del lector. El chip se enciende, lee la solicitud del lector y envía los datos almacenados. A continuación, el lector transmite esos datos al sistema de gestión de la biblioteca o al middleware.
El sistema bibliotecario utiliza los datos para llevar a cabo la tarea. Por ejemplo, al realizar el préstamo, puede vincular el identificador del artículo a la transacción del usuario. Al devolverlo, puede actualizar el estado de circulación.
La configuración completa de una biblioteca RFID suele incluir varios elementos:
- La etiqueta RFID de la biblioteca, que actúa como soporte de datos, se coloca en el objeto físico.
- El lector RFID lee o escribe datos de las etiquetas. Los lectores pueden estar integrados en las terminales del personal, las máquinas de autopago, las estaciones de devolución, los dispositivos portátiles o las puertas de seguridad.
- El sistema de gestión de la biblioteca almacena los registros de los fondos, los registros de los usuarios, las normas de préstamo, el estado de los préstamos y los datos del catálogo.
- La estación de autopago permite a los usuarios tomar prestados artículos sin que el personal tenga que escanear cada código de barras.
- La estación de devolución registra los artículos devueltos y envía el registro de devolución al sistema de la biblioteca.
- El lector de inventario portátil ayuda al personal a escanear las estanterías, localizar los artículos que faltan y comprobar el orden de los artículos.
- La puerta de seguridad escanea los artículos que pasan por la salida y avisa cuando un artículo no ha sido autorizado para su préstamo.
¿Qué información se almacena en una etiqueta RFID de biblioteca?
Las etiquetas RFID de las bibliotecas suelen almacenar únicamente los datos necesarios para identificar y gestionar un ejemplar. El campo más importante es el identificador principal del ejemplar, que vincula el ejemplar físico con su registro en el sistema de gestión de la biblioteca.
En muchos proyectos de migración a la tecnología RFID, este identificador es el número del código de barras existente, lo que permite a las bibliotecas conservar los mismos registros de los fondos al tiempo que incorporan la funcionalidad RFID.
Entre los elementos de datos comunes pueden figurar:
- Identificador principal del artículo
- UID de la etiqueta (número de serie del chip)
- Código de la institución titular
- Configurar la información de los artículos compuestos
- Datos sobre el uso o el tipo de recogida
- Datos relacionados con la seguridad
El UID de la etiqueta lo asigna el fabricante del chip y suele ser permanente. El identificador principal del artículo lo introduce la biblioteca y es el campo clave que se utiliza para las operaciones de préstamo e inventario.
Por lo general, las bibliotecas evitan almacenar en la etiqueta los registros bibliográficos completos, la información de los usuarios o el historial de préstamos. En su lugar, la etiqueta contiene un identificador mínimo, mientras que la información detallada y sensible permanece en el sistema de la biblioteca, lo que mejora la interoperabilidad, reduce la complejidad de la gestión de datos y contribuye a proteger la privacidad de los usuarios.
Frecuencia y normas de las etiquetas RFID para bibliotecas
La mayoría de los sistemas RFID de bibliotecas utilizan la tecnología RFID de alta frecuencia (HF) a 13,56 MHz, normalmente basados en las normas ISO/IEC 15693 o ISO/IEC 18000-3 Modo 1. Estas normas establecen cómo se comunican los lectores y las etiquetas RFID. La codificación de datos se rige por normas RFID específicas para bibliotecas, como la norma ISO 28560.
ISO/IEC 15693
La norma ISO/IEC 15693 es una norma internacional para tarjetas de proximidad y dispositivos RFID que funcionan a 13,56 MHz. Por lo general, define la interfaz aérea entre el lector RFID y la etiqueta RFID. Especifica:
- Cómo el lector alimenta la etiqueta
- Cómo se transmiten los comandos
- Cómo responde la etiqueta
- Métodos anticolisión que permiten detectar varias etiquetas
- Normas de transmisión de datos
- Requisitos relativos a los plazos de comunicación
Muchas etiquetas RFID de biblioteca se basan en la norma ISO/IEC 15693, ya que permite leer varios artículos dentro del campo de lectura y ofrece un rendimiento estable para libros, revistas y otros materiales bibliotecarios.
ISO/IEC 18000-3, modo 1
La norma ISO/IEC 18000 es una familia de normas de RFID que abarca diferentes rangos de frecuencia. Dentro de esta familia, la norma ISO/IEC 18000-3 se aplica específicamente a los sistemas de RFID de alta frecuencia (HF) que funcionan a 13,56 MHz.
El modo 1 de la norma ISO/IEC 18000-3 se utiliza ampliamente en aplicaciones RFID para bibliotecas y está estrechamente relacionado con las tecnologías que suelen encontrarse en los sistemas basados en la norma ISO/IEC 15693.
La norma define:
- Características físicas de la radio
- Procedimientos de comunicación entre el lector y la etiqueta
- Procedimientos de comunicación entre el dispositivo de identificación y el lector
- Mecanismos de transferencia de datos
- Protocolos anticolisión
- Requisitos de interoperabilidad de los sistemas
Muchos productos RFID modernos para bibliotecas son compatibles con la norma ISO/IEC 18000-3 Modo 1, ya que esta ofrece un marco normalizado que permite que los equipos de distintos fabricantes funcionen juntos de forma más eficaz.
ISO 28560
La norma ISO 28560 es la norma internacional más importante elaborada específicamente para el uso de la tecnología RFID en bibliotecas.
A diferencia de las normas ISO/IEC 15693 o ISO/IEC 18000-3, la norma ISO 28560 no define la comunicación por radio. En su lugar, define cómo deben estructurarse y almacenarse en las etiquetas los identificadores de los artículos y otros datos de la biblioteca.
Su objetivo es garantizar que un libro etiquetado en un sistema compatible pueda ser interpretado por otro sistema compatible sin necesidad de recurrir a formatos de datos propietarios.
La norma ISO 28560 define:
- ¿Qué elementos de datos de la biblioteca pueden almacenarse en las etiquetas RFID?
- El significado de esos elementos de datos
- Cómo deben representarse los identificadores de artículos
- Cómo se puede registrar la información sobre la titularidad
- Cómo se puede representar la información de un conjunto
- Cómo se puede gestionar la información relacionada con la seguridad
- Cómo deben codificarse los datos para garantizar la interoperabilidad
La norma ayuda a las bibliotecas a evitar la dependencia de un único proveedor y favorece la compatibilidad a largo plazo entre etiquetas, lectores, plataformas de software y redes de bibliotecas.
Etiquetas RFID para bibliotecas frente a códigos de barras frente a tiras de seguridad electromagnéticas
Las etiquetas RFID de biblioteca suelen compararse con las etiquetas de código de barras y las tiras de seguridad electromagnéticas, ya que las tres pueden aparecer en el mismo ejemplar de la biblioteca.
Etiquetas RFID frente a etiquetas de código de barras
Una etiqueta con código de barras contiene un código óptico impreso. Para poder leerlo, el escáner debe ver el código de barras con claridad. Si la etiqueta está tapada, dañada o mal impresa, el escaneo se ralentiza.
Una etiqueta RFID se lee mediante una señal de radio. El lector no necesita ver la etiqueta directamente. Esto hace que la tecnología RFID sea más adecuada para agilizar el proceso de pago y el escaneo en las estanterías.
Los sistemas de códigos de barras son sencillos, económicos y familiares. Funcionan bien para la gestión básica de préstamos. El problema es la rapidez y el trabajo que suponen. El personal o los usuarios suelen tener que manipular cada artículo individualmente y enfocar el código de barras hacia el escáner. Para una biblioteca pequeña, esto puede resultar aceptable. Sin embargo, en una biblioteca muy concurrida con un elevado volumen de préstamos, los procesos basados únicamente en códigos de barras pueden ralentizar los trámites de préstamo, devolución e inventario.
La tecnología RFID resulta más eficaz cuando la biblioteca necesita servicios de autoservicio, gestión por lotes, lectura en estantería o seguridad integrada. Un usuario puede colocar una pequeña pila de libros en una plataforma de autoservicio y el sistema puede leer varias etiquetas sin tener que escanear una a una todas las etiquetas impresas. El personal puede recorrer las estanterías con un lector portátil y recopilar los datos de los ejemplares sin necesidad de sacar cada libro.
La tecnología RFID no siempre elimina los códigos de barras de forma inmediata. Muchas bibliotecas conservan los códigos de barras impresos durante la migración. El código de barras sirve como copia de seguridad visible en caso de que una etiqueta resulte dañada, de que no se disponga de un lector o de que el artículo se traslade a una sucursal que aún utilice equipos de lectura de códigos de barras.
Etiquetas RFID frente a tiras de seguridad electromagnéticas
Las tiras de seguridad electromagnéticas se utilizan principalmente para la detección de robos. Pueden activar las barreras de seguridad cuando un artículo no se ha registrado correctamente al salir. A diferencia de las etiquetas RFID, las tiras electromagnéticas no almacenan datos de identificación de los artículos y no pueden indicar al sistema qué libro o artículo multimedia concreto está pasando por la barrera.
Las etiquetas RFID para bibliotecas combinan funciones de identificación y seguridad en una sola etiqueta. La misma etiqueta puede utilizarse para el préstamo, la devolución, la gestión de inventario y la detección en los controles de seguridad, razón por la cual muchas bibliotecas optan por la tecnología RFID en lugar de mantener sistemas independientes de códigos de barras y de seguridad electromagnética.
Principales aplicaciones de las etiquetas RFID para bibliotecas
Las etiquetas RFID para bibliotecas permiten aplicar múltiples procesos de trabajo en la biblioteca utilizando el mismo identificador de material. Una vez que se coloca una etiqueta en un libro, un soporte audiovisual u otro material de la biblioteca, puede utilizarse a lo largo de todo el ciclo de vida del material para la circulación, la gestión de inventario, la seguridad y la gestión automatizada.
- Caja de autopago – Permite a los usuarios tomar prestados uno o más artículos rápidamente sin tener que escanear los códigos de barras uno por uno, lo que mejora la comodidad y reduce la carga de trabajo del personal.
- Devolución de libros – Permite agilizar la tramitación de las devoluciones y facilita el registro y el encaminamiento automatizados a través de las estaciones de devolución y los sistemas de clasificación.
- Existencias en estantería – Ayuda al personal a escanear las estanterías con lectores RFID portátiles para localizar artículos que faltan, están mal colocados o fuera de lugar de forma más eficaz que con un inventario basado en códigos de barras.
- Puertas de seguridad – Facilita la detección de robos al permitir que las puertas de salida identifiquen los artículos que no se han registrado correctamente al salir.
- Clasificación automatizada – Permite que los artículos devueltos se dirijan automáticamente a la sucursal, la estantería de reserva, el contenedor de tránsito o el área de tramitación correspondientes, según las normas de la biblioteca.
- Cobros en varias sucursales y cobros compartidos – Mejora el seguimiento y el traslado de los fondos entre las sucursales, las bibliotecas del consorcio y las redes de préstamo interbibliotecario.
- Auditorías de cobros y seguimiento de partidas – Colabora en proyectos de gestión del fondo, en la verificación de existencias, en los programas de selección de fondos y en la localización de materiales concretos dentro de la biblioteca.
- Flujos de trabajo de gestión de personal – Permite el registro, el etiquetado y la codificación de los fondos, así como el mantenimiento continuo de la colección en todo el sistema bibliotecario.
Tipos de etiquetas RFID para bibliotecas
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Las etiquetas RFID para libros son las etiquetas RFID estándar que se utilizan para la mayoría de los fondos en circulación, incluidos libros, revistas y otros materiales en papel.
Suelen ser etiquetas rectangulares delgadas con una antena de alta frecuencia (HF) plana integrada en su interior. La mayoría están diseñadas para colocarse de forma discreta en la cubierta delantera o trasera de un libro, donde permanecen protegidas del desgaste diario sin dejar de ofrecer un rendimiento de lectura fiable.
La principal ventaja de las etiquetas RFID para libros es su equilibrio entre coste, durabilidad y fiabilidad de lectura. Funcionan bien con las cajas de autopago, los arcos de seguridad, los sistemas de devolución y los lectores de inventario portátiles. Dado que los libros constituyen la mayor parte de los artículos de la mayoría de los fondos bibliotecarios, estas etiquetas suelen estar optimizadas para un gran volumen de circulación y una larga vida útil.
Etiquetas RFID para soportes
Las etiquetas RFID para soportes multimedia están diseñadas para CD, DVD, discos Blu-ray, videojuegos, audiolibros y otros materiales audiovisuales.
A diferencia de los libros, los soportes multimedia plantean retos específicos, ya que los discos contienen materiales reflectantes y en capas que pueden afectar al rendimiento de la tecnología RFID. Por ello, las etiquetas de los soportes multimedia suelen utilizar diseños de antena especializados, en lugar de los diseños estándar de las etiquetas para libros.
Dos métodos habituales son las etiquetas para discos y las etiquetas para estuches. Las etiquetas para discos suelen ser circulares o en forma de anillo y se colocan alrededor del eje central del disco. Esto permite a la biblioteca identificar el disco en sí, en lugar de limitarse al embalaje. Las etiquetas para estuches se adhieren al estuche del soporte y, a menudo, son más fáciles de colocar y sustituir.
Etiquetas de material de archivo y material especial
Las etiquetas de «material de archivo» y «material especial» están destinadas a libros raros, manuscritos, documentos históricos, colecciones de investigación, objetos de museo y otros materiales que requieren una manipulación centrada en su conservación.
En estos entornos, la protección del fondo suele ser más importante que maximizar la velocidad de circulación. Por ese motivo, las soluciones RFID para archivos suelen dar prioridad a los métodos de fijación no invasivos, a los materiales estables y a la compatibilidad con la conservación a largo plazo.
La forma física de la etiqueta puede variar considerablemente. Algunas colecciones utilizan pequeñas etiquetas RFID que se colocan en carpetas, fundas, cajas de almacenamiento o estuches protectores, en lugar de pegarlas directamente sobre el propio objeto. Este método permite a la biblioteca o al archivo realizar un seguimiento de los materiales sin exponer los objetos valiosos a adhesivos ni a una manipulación innecesaria.
Preguntas frecuentes sobre las etiquetas RFID de biblioteca
¿Cuánta memoria necesita una etiqueta RFID para biblioteca?
La cantidad de memoria necesaria depende del estándar de codificación de la biblioteca y de los datos almacenados en la etiqueta. En la mayoría de las aplicaciones bibliotecarias, la etiqueta solo tiene que almacenar información a nivel de ejemplar, como el identificador principal del ejemplar, los datos de la institución propietaria, la información relacionada con la seguridad y otros campos definidos por el perfil RFID de la biblioteca. Dado que el registro bibliográfico completo permanece en el sistema de gestión de la biblioteca, normalmente no es necesaria una capacidad de memoria muy grande.
¿Las etiquetas RFID de las bibliotecas son lo mismo que las etiquetas NFC?
Tanto las etiquetas RFID de biblioteca como las etiquetas NFC utilizan la identificación por radiofrecuencia, pero no son lo mismo en el uso habitual de las bibliotecas.
La mayoría de las etiquetas RFID de las bibliotecas utilizan la frecuencia de alta frecuencia (HF) de 13,56 MHz y suelen basarse en las normas ISO/IEC 15693 o ISO/IEC 18000-3 Modo 1. Las etiquetas NFC suelen utilizar los estándares ISO/IEC 14443 o los tipos de etiqueta del NFC Forum, y están diseñadas para la interacción a muy corta distancia con teléfonos y dispositivos NFC.
¿Pueden las etiquetas RFID de biblioteca sustituir a las etiquetas con códigos de barras?
Sí, las etiquetas RFID de biblioteca pueden sustituir al escaneo de códigos de barras en muchos procesos cotidianos. Se pueden utilizar para el préstamo, la devolución, el inventario y la seguridad sin necesidad de escanear un código de barras visible.
Muchas bibliotecas siguen conservando los códigos de barras durante la migración o como identificadores de respaldo. Si una etiqueta RFID resulta dañada o una sucursal sigue utilizando equipos de códigos de barras, el código de barras impreso puede seguir ayudando al personal a gestionar el artículo.
Un método habitual de migración consiste en codificar el número del código de barras existente en la etiqueta RFID. Esto permite a la biblioteca conservar el mismo identificador del artículo, al tiempo que mejora la forma en que se leen y se gestionan los artículos.
¿Dónde deben colocarse las etiquetas RFID en los libros?
Las etiquetas RFID suelen colocarse en el interior del libro, normalmente en la contraportada interior o en otra página interior elegida por la biblioteca. La ubicación exacta debe ser la misma en toda la colección.
Una buena colocación debe permitir una lectura fiable en las cajas registradoras, las estaciones de devolución, los lectores portátiles y los controles de seguridad. Asimismo, debe evitarse el desgaste excesivo, el desplazamiento de las páginas y las ubicaciones en las que los usuarios puedan retirarlas o dañarlas fácilmente.
¿Son seguras las etiquetas RFID de las bibliotecas para la privacidad de los usuarios?
Las etiquetas RFID de las bibliotecas pueden utilizarse respetando la privacidad cuando la etiqueta solo almacena datos a nivel de artículo y los registros confidenciales permanecen en el sistema de la biblioteca.
La etiqueta no debe contener los nombres de los usuarios, el historial de préstamos ni datos personales innecesarios. En muchos sistemas, la etiqueta incluye un identificador del artículo. A continuación, la base de datos protegida de la biblioteca vincula dicho artículo a una operación de préstamo.
El riesgo para la privacidad aumenta cuando se almacena demasiada información legible directamente en la etiqueta. Por este motivo, las bibliotecas deben utilizar un modelo de datos minimalista y basado en estándares, controlar el acceso a los registros de los usuarios en el sistema bibliotecario y evitar codificar datos confidenciales en las etiquetas de los ejemplares.
¿Cuánto duran las etiquetas RFID de las bibliotecas?
Una buena etiqueta RFID para biblioteca está diseñada para durar toda la vida útil normal del material bibliotecario. En el caso de los libros, esto puede suponer años de manipulación, préstamos, devoluciones, colocación en las estanterías e inventario.
La vida útil real de una etiqueta depende de la calidad de la misma, de la fuerza adhesiva, del material del artículo, de su ubicación, de las condiciones de manipulación y de si la etiqueta se ha doblado, despegado, rayado o expuesto a entornos hostiles.
La mayoría de los fallos se deben a daños físicos, una adhesión deficiente, una colocación incorrecta o un uso inadecuado, y no al simple desgaste del chip RFID. Las bibliotecas deberían optar por etiquetas diseñadas específicamente para el préstamo bibliotecario, en lugar de etiquetas genéricas de bajo coste cuya calidad del adhesivo o del chip sea desconocida.
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